Cas d’Èxit: Ajuntament de Cunit
Client: Ajuntament de Cunit
Cunit es un municipi coster de la Costa Daurada localilitzat a la provincia de Tarragona, amb una població de més de 12.000.- habitants.
Reptes del client
Degut al estat d’alarma generat al territori desde el 14 de Març i per tal de poder continuar donant servei a la població desde el Ajuntament es van veure abocats a fer servir una plataforma de Comunicacions Unificades.
Productes i solucions
En l’Ajuntament de Cunit, tenien una Alcatel OmnipcxOfficeEnterprise, desde ENE es va fer una actualització a R12.3, i es van adquir llicències Rainbow, en la actulitat tenen 105 usuaris, amb més de 60 llicències Business Monthly
Beneficis per el client
Amb la solució Rainbow d’Alcatel, els treballadors del Ajuntament van poder operar desde casa seva com si estiguesin a les dependencies pròpies de l’Ajuntament mantenint la mateixa numeració, i podent fer videotrucades, arriban a enviar més de 500 missatges de xat en un dia, és a dir no van paralitzar el servei al Ciutadà.
Experiència del client
Tenim amb nosaltres a Vanesa Vilaseca , Tècnica TIC i Responsable de Noves Tecnologies de l’Ajuntament de Cunit.
Ens podries resumir en quina situació us vareu trobar amb les vostres comunicacions el 14 de Març de 2020?
El nostre objectiu com a departament TIC era que els treballadors des de casa poguessin treballar com si estiguessin a la oficina. Llavors, te n’adones i ets se’ns orgullosa de què l’estratègia que haviem estat treballant durant anys anteriors havia estat la correcta, perquè la majoria de serveis i aplicacions que disposem els tenim al núvol. Això ens ha facilitat moltíssim la feina, perquè únicament els treballadors necessitaven una connexió a internet, per a realitzar els 90% de la seves tasques diàries.
Vam detectar que havíem de treballar, sobre tres premisses:
-l’atenció telefònica, per a què els treballadors poguessin atendre a la ciutadania i realitzar trucades com si estiguessin a l’oficina
-una plataforma de videoconferències i reunions
-la realització de plens virtuals.
Vanesa Vilaseca
Quins reptes va haver d’afrontar tot el personal de l’Ajuntament?
Primerament, us vull traslladar que m’he sentit molt orgullosa dels meus companys durant el confinament. Els treballadors han estat molt col·laboratius, amb una actitud molt positiva, d’aprenentatge i hem fet una gran pinya. Han posat tots els seus recursos personals: dispositius mòbils, ordinadors, connexió a internet per a poder continuar la seva feina des de casa.
Han aprés moltíssim durant aquesta situació i els hi ha sorprès en saber que amb una connexió a internet o fins i tot amb una aplicació al mòbil podien signar, o agafar i realitzar trucades com si estiguessin a l’oficina, en fer videoconferències, en realitzar xats departamentals, o fins i tot en realitzar directes, o la realització de plens virtuals.
Molts treballadors s’han reinventat en els seus llocs de treball, us vull posar un exemple, amb la coordinadora de centres cívics de l’Ajuntament de Cunit. Una de les seves tasques era organitzar tallers i cursos presencials als centres cívics. Doncs va utilitzar la plataforma de videoconferències
i plens virtuals, per a fer tallers, entrevistes en directes, cursos … amb molt d’exit i molts seguidors a les xarxes socials.
I el que és important, és que a dia d’avui continuem treballant i utilitzant aquestes eines i plataformes.
Perquè va ser Rainbow l’opció guanyadora?
Un dels temes que havíem de resoldre, era l’atenció telèfonica entre els treballadors i amb la ciutadania. La ciutadania no podia trucar a l’Ajuntament i que ningú li agafés el telèfon. Llavors, vaig contactar amb Ene (que són actualment l’empresa que ens manté la telefonia ve ip a l’Ajuntament) per a explica’ls-hi la nostra necessitat, i ràpidament ens van proposar la solució Rainbow. Aquesta solució ens oferia:
1.- Un servei al núvol, amb una plataforma i una aplicació amigable, intuitiva i molt fàcil d’utilitzar pels treballador
2.- Part interna: Tots els treballadors, diposaven de la seva extensió física a una extensió rainbow, que permetia que ens poguessim trucar i relacionar entre nosaltres. Crear bombolles departaments, per a xatejar i fer audio o videconferències, compartir documents…
3.- Part externa: es va aconseguir el funcionament ordinari de l’oficina però des de casa, la ciutadania trucava i ateníem, passavem trucades
El rainbow ha estat un dels serveis millor valorats pels nostres treballadors, i a dia d’avui continuem urilitzant el rainbow, a l’oficina i en mobilitat
Quina ha sigut la vostra experiència amb Ene com a integrador de la solució d’Alcatel?
Ha estat excepcional. Han estat treballant en configurar tota la solució tots els dies, fins i tot caps de setmana. I sobretot, el més important ha estat l’atenció i la resolució de possibles incidències a qualsevol hora, i qualsevol dia de la setmana. Han estat acompanyant-nos, assessorant-nos i ens hem sentit molt afortunats i agraïts de què estiguessin allà ajudant-nos a resoldre les nostres necessitats. Són una empresa molt professional a la vegada que molt humana
Quina ha estat l’acceptació i el ús que han fet els usuaris amb aquesta solució?
Com ja he comentat , ha estat una de les solucions millor acceptades i millor valorades durant el confinament. És una solució que permet utilitzar-se en diferents dispostius i això ha facilitat que els treballadors amb les eines i mitjans que disposaven triessin la millor opció depenent de la seva situació. A més la plataforma és molt intuitiva i fàcil d’utilitzar. I ofereix altres serveis com són el xat, crear bombolles de reunions, d’equips, i possibilitat de gravar les reunions, fer videoconferències, compartició de documents… i ha estat la estat la nostra plataforma de comunicació. La frase dels nostres treballadors era: “Fem un rainbow?”
Ja heu fet servir l’aplicacio en català?
Si hem començat a canviar l’idioma de l’aplicació en català. Hem informat als nostres treballadors, que disposen d’aquesta opció.
